Privacy

Gegevensbeschermingsbeleid Studievereniging Hucbald

Voorstel

Dit gegevensbeschermingsbeleid ziet toe op de gegevensverwerkingen, de verwerkingsdoeleinden en de belangen bij de gegevensverwerkingen van leden van Studievereniging Hucbald.

Persoonsgegevens

Hieronder zijn de persoonsgegevens die Studievereniging Hucbald verwerkt weergegeven. Studievereniging Hucbald verwerkt enkel gewone persoonsgegevens, tenzij bijzondere persoonsgegevens met betrekking tot gezondheid benodigd zijn voor activiteiten als het introductiekamp of de studiereis.

Gewone persoonsgegevens

  • Naam
  • Woonplaats
  • Adres
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
Gegevensverwerkingen

De gegevens worden verzameld bij het aanmelden als nieuw lid van Studievereniging Hucbald. De gegevens worden vastgelegd in een document in Google Drive en kunnen aangepast worden op verzoek van desbetreffend lid. Het bestuur van Studievereniging Hucbald is de enige die deze gegevens verwerkt, tenzij een lid deelneemt aan een activiteit als de studiereis waarbij gegevens aan externen verstrekt kunnen worden. Zodra een lid zich afmeldt als lid van Studievereniging Hucbald worden zijn/haar gegevens verwijderd uit het ledenbestand.

Verwerkingsdoeleinden

Het algemene doeleind van de gegevensverwerking van leden van Studievereniging Hucbald is het creëren van een betrokken vereniging bij de studie muziekwetenschap aan de Universiteit Utrecht. Om dit te bereiken is goede communicatie met de leden van groot belang. Hieronder wordt per gegeven toegelicht hoe deze gebruikt wordt om tot het doeleind te komen.

  • Naam: noodzakelijk om leden te kunnen identificeren
  • Woonplaats en adres: noodzakelijk voor het versturen van post
  • E-mailadres: noodzakelijk voor het versturen van e-mails
  • Geboortedatum: noodzakelijk voor het versturen van kaartjes
Betrokken partijen

De verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens van leden van Studievereniging Hucbald is het bestuur van Studievereniging Hucbald. De verwerker is de secretaris van het bestuur van Studievereniging Hucbald. De verstrekker is de persoon die lid wil worden en daarmee zijn/haar gegevens ter beschikking stelt, hiervan is Studievereniging Hucbald ontvanger. In enkele gevallen is Studievereniging Hucbald de verstrekker van gegevens van leden, dit gebeurt bijvoorbeeld bij de studiereis waarbij gegevens aan externen verstrekt worden.

Naast het bestuur van Studievereniging Hucbald is het mogelijk dat commissies, zoals de herdenkingscommissie, gegevens verzamelen van externen en leden. Hiervoor gelden dezelfde richtlijnen als voor de gegevens die het bestuur verzamelt.

Belangen bij de gegevensverwerking

De belangen die Studievereniging Hucbald heeft bij het verwerken van gegevens zijn het creëren van een betrokken en actieve vereniging waarbij gezelligheidsactiviteiten en studiegerelateerde activiteiten centraal staan. Om dit te kunnen waarmaken is het van belang dat de leden goed bereikt kunnen worden zodat zij de kans krijgen om betrokken te zijn bij de vereniging.

Verwerkingslocaties

De gegevens worden enkel in Nederland verwerkt. De enige uitzondering is de studiereis waarbij het nodig kan zijn om gegevens te verstrekken aan een hostel of andere locatie van een activiteit.

Techniek en methode van gegevensverwerking

Het aanmelden als nieuw lid bij Studievereniging Hucbald gebeurt via Google Forms op een beveiligde website. Na het invullen van het formulier worden de gegevens automatisch opgeslagen in een document in Google Drive. Indien nodig kunnen de gegevens handmatig aangepast worden door de secretaris van het bestuur van Studievereniging Hucbald. Tevens worden de e-mailadressen bewaard in een contactenlijst in Gmail.

Bewaartermijnen

Zodra een lid zich uitschrijft bij Studievereniging Hucbald verwijdert de secretaris van het bestuur van Studievereniging desbetreffende gegevens. Benodigde gegevens voor specifieke activiteiten, bijvoorbeeld het introductiekamp en de studiereis, worden direct na het plaatsvinden van de activiteit verwijderd.

Rechtsgrond

De gegevensverwerkingen van Studievereniging Hucbald zijn gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

  • De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens worden enkel verzameld bij specifieke activiteiten als de studiereis of het introductiekamp. Hoewel de AVG het verwerken van bijzondere persoonsgegevens verbiedt zijn de volgende uitzonderingen van toepassing:

  • De betrokkene heeft uitdrukkelijke toestemming gegeven;
  • De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen van de betrokkene of een ander.