Gegevensbeschermingsbeleid Studievereniging Hucbald
Voorstel
Dit gegevensbeschermingsbeleid ziet toe op de gegevensverwerkingen, de verwerkingsdoeleinden en de belangen bij de gegevensverwerkingen van leden van Studievereniging Hucbald.
Persoonsgegevens
Hieronder zijn de persoonsgegevens die Studievereniging Hucbald verwerkt weergegeven. Studievereniging Hucbald verwerkt enkel gewone persoonsgegevens, tenzij bijzondere persoonsgegevens met betrekking tot gezondheid benodigd zijn voor activiteiten als het introductiekamp of de studiereis.
Gewone persoonsgegevens
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Geboortedatum
Gegevensverwerkingen
De gegevens worden verzameld bij het aanmelden als nieuw lid van Studievereniging Hucbald. De gegevens worden vastgelegd in een document in Google Drive en kunnen aangepast worden op verzoek van desbetreffend lid. Het bestuur van Studievereniging Hucbald is de enige die deze gegevens verwerkt, tenzij een lid deelneemt aan een activiteit als de studiereis waarbij gegevens aan externen verstrekt kunnen worden. Zodra een lid zich afmeldt als lid van Studievereniging Hucbald worden zijn/haar gegevens verwijderd uit het ledenbestand.
Verwerkingsdoeleinden
Het algemene doeleinde van de gegevensverwerking van leden van Studievereniging Hucbald is het creëren van een betrokken vereniging bij de studie muziekwetenschap aan de Universiteit Utrecht. Om dit te bereiken is goede communicatie met de leden van groot belang. Hieronder wordt per gegeven toegelicht hoe deze gebruikt wordt om tot het doeleind te komen.
- Naam: noodzakelijk om leden te kunnen identificeren
- E-mailadres: noodzakelijk voor het versturen van e-mails
- Telefoonnummer: noodzakelijk voor het onderhouden van contact
- Geboortedatum: noodzakelijk voor het versturen van een verjaardagsbericht
Betrokken partijen
De verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens van leden van Studievereniging Hucbald is het bestuur van Studievereniging Hucbald. De verwerker is de secretaris van het bestuur van Studievereniging Hucbald. De verstrekker is de persoon die lid wil worden en daarmee zijn/haar gegevens ter beschikking stelt, hiervan is Studievereniging Hucbald ontvanger. In enkele gevallen is Studievereniging Hucbald de verstrekker van gegevens van leden, dit gebeurt bijvoorbeeld bij de studiereis waarbij gegevens aan externen verstrekt worden.
Naast het bestuur van Studievereniging Hucbald is het mogelijk dat commissies, zoals de herdenkingscommissie, gegevens verzamelen van externen en leden. Hiervoor gelden dezelfde richtlijnen als voor de gegevens die het bestuur verzamelt.
Belangen bij de gegevensverwerking
De belangen die Studievereniging Hucbald heeft bij het verwerken van gegevens zijn het creëren van een betrokken en actieve vereniging waarbij gezelligheidsactiviteiten en studiegerelateerde activiteiten centraal staan. Om dit te kunnen waarmaken is het van belang dat de leden goed bereikt kunnen worden zodat zij de kans krijgen om betrokken te zijn bij de vereniging.
Verwerkingslocaties
De gegevens worden enkel in Nederland verwerkt. De enige uitzondering is de studiereis waarbij het nodig kan zijn om gegevens te verstrekken aan een hostel of andere locatie van een activiteit.
Techniek en methode van gegevensverwerking
Het aanmelden als nieuw lid bij Studievereniging Hucbald gebeurt via Brevo op een beveiligde website. Na het invullen van het formulier worden de gegevens automatisch opgeslagen in een document in Brevo, en worden gegevens ook opgeslagen in een Google Document. Indien nodig kunnen de gegevens automatisch worden aangepast via het aanmeldformulier, of handmatig door de secretaris van het bestuur van Studievereniging Hucbald. Tevens worden de e-mailadressen bewaard in een contactenlijst in Gmail.
Bewaartermijnen
Zodra een lid zich uitschrijft bij Studievereniging Hucbald verwijdert de secretaris van het bestuur van Studievereniging desbetreffende gegevens. Benodigde gegevens voor specifieke activiteiten, bijvoorbeeld het introductiekamp en de studiereis, worden direct na het plaatsvinden van de activiteit verwijderd.
Rechtsgrond
De gegevensverwerkingen van Studievereniging Hucbald zijn gebaseerd op de volgende rechtsgronden:
- De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens worden enkel verzameld bij specifieke activiteiten als de studiereis of het introductiekamp. Hoewel de AVG het verwerken van bijzondere persoonsgegevens verbiedt zijn de volgende uitzonderingen van toepassing:
- De betrokkene heeft uitdrukkelijke toestemming gegeven;
- De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen van de betrokkene of een ander.
Herzien op 3 december 2023.
